Sonderveröffentlichung

Karriere
Die 3 ultimativen Tipps für mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen? Dieser Spruch mag für kreatives künstlerisches Chaos, wird aber auch in diesem Umfeld angezweifelt. In der modernen Arbeitswelt ist er fehl am Platz. Der Chef kann aus Chaos am Arbeitsplatz nur ein Signal entnehmen: Dieser Mitarbeiter ist nicht in der Lage, seinen Arbeitsplatz in Ordnung zu halten. Zweifel daran, dass dieser Mitarbeiter auch die Arbeitsabläufe nicht ordentlich bewältigen kann, liegen da nicht mehr in weiter Ferne ... Damit die Unordnung am Arbeitsplatz nicht die Karriere gefährdet, folgen die drei ultimativen Tipps für mehr Ordnung, samt Vorschlägen zur praktischen Umsetzung:

Donnerstag, 16.01.2020, 12:44 Uhr aktualisiert: 16.01.2020, 12:59 Uhr
Karriere: Die 3 ultimativen Tipps für mehr Ordnung am Arbeitsplatz
Foto: Colourbox.de

1. Problem erkennen

Wer immer schon zu Unordnung geneigt hat und bisher damit einigermaßen durchgekommen ist - kann erst auf Ordnung hoffen, wenn er  Unordnung als Problem  erkannt hat.

Das ist schon deshalb wichtig, weil Unordnung nicht durch menschliche Unzulänglichkeiten entsteht. Nicht der Mensch ist das Problem, sondern die Unordnung - ordentliche Menschen haben einfach nur bessere Strategien entwickelt, dem "Problem Unordnung" zu begegnen.

Denn die Unordnung entsteht ganz von selbst, sie ist ein Naturgesetz: Physiker kennen überhaupt keine Ordnung, sondern nur die Zunahme von Unordnung, Entropie, die in unserem Universums zu den fundamentalen Prozessen zählt. Wenn leblose Dinge bewegt werden, haben sie die Tendenz, sich zufällig zu verteilen - je mehr Dinge bewegt werden, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass dabei Unordnung entsteht. Laut diesem  physikalischen Video  können schon beim Mischen eines einfachen Kartenspiels 8x10 hoch 67 mögliche Anordnungen herauskommen, davon nur eine ordentliche ....

Wenn im Video nun der Schluss gezogen wird, dass Unordnung durch Aufräumen vergrößert wird, mag das physikalisch richtig sein - auf den Menschen bezogen ist es jedoch grundlegend falsch. Denn mit dem menschlichen Körper hat die Natur eine sehr hohe Form von Ordnung geschaffen, die auch auf unseren Geist wirkt.

Mit diesem menschliche Geist kennen sich Psychologen besser aus als Physiker - und für die gehört wiederum zu den Grundprinzipien, dass auch der menschliche Geist nach Ordnung strebt. In einer ordentlichen Umgebung leben Menschen besser, zu viel Unordnung um uns herum macht unsere Psyche auf Dauer krank. Das fühlt der Mensch instinktiv, 6 von 10 Menschen bewerten deshalb unordentliche Menschen negativ.

In einer ordentlichen Umgebung arbeiten Menschen auch besser - sicher kann Unordnung die Kreativität fördern, das macht aber nur in den Bereichen glücklich, in denen Raum für Kreativität ist, nicht im Büro. Am Arbeitsplatz wirkt sich Unordnung vor allem störend aus: Dauerndes Suchen unterbricht jedes Mal die Konzentration und vermindert die Produktivität der Arbeit; ein unordentlicher Arbeitsplatz hinterlässt bei jedem Betrachter - Kollegen, Kunden, Chef - einen negativen Eindruck; Unordnung führt nicht selten zu schwerwiegenden Fehlern und dann zum Karriereknick.

2. Ordnung schaffen: Eine Aufgabe für Jäger, nicht für Sammler

Sammler sammeln und legen ihre Sammlungen irgendwo ab; wer Ordnung haben will, muss seinen Arbeitsplatz aktiv so gestalten, dass er der Unordnung möglichst leicht und effektiv entgegenwirken kann.

Das erfordert in einem modernen Büro sehr viel aktive Gestaltung auf mehreren Ebenen:

  • Alle Dinge brauchen einen festen Platz, weil sie so am schnellsten geordnet werden können, wenn sie sich wieder einmal selbst umverteilt haben
  • Der Platz für häufig genutzte Dinge sollte in direkter Reichweite liegen, weniger gebrauchte Sachen wandern an den Rand des Schreibtischs
  • Was nur selten benutzt wird, sollte in eine Schreibtischschublade oder ein Regal eingeordnet werden
  • Müll ist Müll und bleibt Müll; er sollte sofort und konsequent entsorgt werden
  • In unseren Büros wird es noch lange viele Papier-Dokumente geben, weil die digitale Verwaltung bisher weder genug durchdacht noch sicher genug ist
  • Die zahlreichen Papiere müssen unbedingt in einem durchdachten Ablagesystem verwaltet werden
  • Hier gibt es sehr viel Raum für Gestaltung, für das Innere und das Äußere eines Ordners und das Verwahren aller Ordner gibt es unzählige neue Möglichkeiten
  • Für die Zwischenstationen der Ablage gibt es heute eine Vielzahl pfiffigerer Lösungen: Moderne Mappen und Schuber, Schachteln und Magnetboxen, jedes dieser Produkte hat seine eigenen Stärken
  • Den langsamen Übergang ins Digitale markiert ein Planer, der heute auf jeden Fall die wilde Post-It-Sammlung ersetzen sollte
  • Ob dieser Planer mit den wichtigen Daten noch analog oder schon digital (mit regelmäßigem Ausdruck) geführt wird, ist von außen schlecht zu bewerten
  • Wenn digital, sollte dem Sicherungssystem ausreichend Aufmerksamkeit gewidmet werden
  • Darüber hinaus braucht natürlich die gesamte digitale Seite des Arbeitsplatz ein durchdachtes Ordnungssystem
  • Das muss nicht kompliziert sein, bei immer mehr Programmen könnte man sich im Grunde auf die Suchfunktion verlassen
  • Voraussetzung ist dann aber, dass die Dateinamen/Suchbegriffe konsequent zugeordnet werden
  • Der digitale Arbeitsplatz bietet weitere Möglichkeiten der Organisation, die selten genutzt werden: Timer erinnern an Termine, der Scanner sichert wichtige Dokumente digital
  • Auch die Arbeit selbst lässt sich nach Dringlichkeit ordnen
  • Größere, schwierige Aufgaben erst nach Erledigung des Kleinkrams in Angriff nehmen
  • Vermeiden Sie Multitasking - wirklich niemand kann mehrere Dinge gleichzeitig bearbeiten
  • Sehr motivierend können To-do-Listen wirken, die nach Erledigung Aufgabe für Aufgabe abgehakt werden
  • Wer zum Feierabend den Schreibtisch aufräumt, startet bewusster in die Freizeit und erleichtert sich am nächsten Tag den Einstieg in die Arbeit

Wichtig bei der Gestaltung der eigenen Ordnung ist, im Zweifel lieber individuelle Wege einzuschlagen, als sich eingefahrenen Routinen zu beugen, mit den man sich eigentlich nicht im mindesten wohlfühlt. Die Grenze setzen hierbei die Kollegen, die in eigene Arbeitsprozesse eingebunden sind: Alle  Ordner von easyOrdner  können nach höchsten Designanforderungen gestaltet werden; und doch muss die Beschriftung dem einheitlichen Firmen-Schema folgen, wenn jeder Mitarbeiter alles finden soll.

3. Ordnung halten

"Den Alltag als Übung sehen", " Jeden Tag ein bisschen besser werden ": Das sind Kalendersprüche, hinter denen bei jeder Neuorientierung des Lebens sehr viel Wahrheit steckt. Kein Mensch wird von heute auf morgen ordentlich. Denn dieser Mensch muss sich zunächst ausführlich mit dem Sinn von Ordnung befassen und dann einige Zeit in die Erkundung der Ordnung investieren, die für ihn persönlich am besten funktioniert.

In dieser Zeit kann dieser Mensch aber auch schon viel dafür tun, sein Umfeld ordentlicher zu gestalten. Denn wenn Ordnung am besten funktioniert, wenn sie individuell und auf die persönlichen Bedürfnisse zugeschnitten ist - heißt das gleichzeitig, dass jeder dort beginnen kann, wo er möchte.

Um noch einmal auf das teils fast "gehypte" kreative Chaos zurückzukommen: Wenn jemand an seinem Schreibtisch ohne Suchen alles sofort findet, mag dieser Arbeitsplatz ungewöhnlich gestaltet sein - aber dieser Mensch arbeitet nicht im Chaos, sondern in einer (individuellen) Ordnung.

Rückschläge gibt es beim Thema Ordnung übrigens nicht: Wenn das Aufräumen einmal zu viel Arbeit war, muss diese Arbeit eben später erledigt werden - wie jede Arbeit, die den Menschen momentan überfordert. Wenn das Aufräumen fast jeden Tag zu viel Arbeit macht, stimmt die Ordnung nicht und sollte schnellstmöglich besser an Mensch und Arbeitsplatz angepasst werden.

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