Gesundheit
Neue Wege im Personalmanagement: Gute Kommunikation trotz räumlicher Distanz

Die aktuelle Coronakrise wirkt wie ein Beschleuniger für Entwicklungsprozesse in der Arbeitswelt. Hier zeigt sich, wie gut Firmen und ihre Mitarbeiter auf digitales Arbeiten vorbereitet sind. Wie die Umstellung verläuft, hängt von mehreren Faktoren ab. Zum einen spielen die technische und administrative Ausstattung eine Rolle: Internetverbindung, PC und ergonomischer Arbeitsplatz sind idealerweise optimal. Zum anderen hängt die erfolgreiche Umstellung von der individuellen Mitarbeiterbereitschaft ab. Außerdem ist der Führungsstil in der Krise ein elementarer Faktor, um die praktischen Probleme in den Griff zu bekommen. Eine enge Kommunikation ist gerade wegen der räumlichen Distanz besonders wichtig.

Dienstag, 26.01.2021, 07:22 Uhr aktualisiert: 27.01.2021, 07:52 Uhr
Gesundheit: Neue Wege im Personalmanagement: Gute Kommunikation trotz räumlicher Distanz
Videochats sind ein probates Mittel, um mit Mitarbeitern mittelbar in Kontakt zu bleiben. Foto: pixabay.com © Tumisu (CC0 Creative Commons)

Verantwortungsvoll führen, empathisch handeln, neue Ideen schnell realisieren

Firmen sehen sich einer großen Herausforderung gegenüber, denn die geltenden Abstands- und Hygieneregeln verändern Firmenabläufe bis ins innerste hinein. Die Kommunikation mit Mitarbeitern wird schwieriger, weil sie nicht mehr unmittelbar ist. Es fehlt insbesondere der persönliche Kontakt, wie er zum Beispiel im Vieraugengespräch stattfindet. Eine Firma, die sich gegen die Einschränkungen wehrt, statt die aktuelle Situation zu akzeptieren, handelt kontraproduktiv.

Zielführend ist es zur Sicherung des Überlebens einer Firma, neue Wege zu gehen und verantwortlich zu führen. Tatsächlich war die Akzeptanz unter Arbeitnehmern nie größer als jetzt, einschneidende Veränderungen zu akzeptieren. Der Grund liegt daran, dass niemand erwartet, dass neue Maßnahmen sofort greifen. Stattdessen ist die Bereitschaft hoch geduldig abzuwarten, bis sich Erfolge zeigen.

Allerdings ist es wichtig, voller Verantwortung vorzugehen, um Mitarbeiter da abzuholen, wo sie stehen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sie sich alleingelassen fühlen. Eine Untersuchung im zweiten Halbjahr 2020 hat diese alarmierende Feststellung ergeben:

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Foto: Randstad

Insgesamt stellen ein Drittel aller Arbeitnehmer ihren Arbeitgebern schlechte Führungsqualitäten aus. Deshalb ist es ratsam, die psychischen Auswirkungen der räumlichen Distanz und deren Begleiterscheinungen auf die Belegschaft zu berücksichtigen. Das gilt auch vor dem Hintergrund des Gesundheitsreport 2020 von der BKK . Darin ist zu lesen, dass jeder sechste Krankentag aufgrund psychischer Störungen eingereicht wurde.

Typische Schwierigkeiten von Mitarbeitern im Homeoffice

Computer, Notebook und Internet allein reichen nicht aus, um im Homeoffice produktiv zu arbeiten. Konzentriertes Arbeiten ist kaum möglich, wenn beispielsweise Kinder im Homeschooling betreut werden müssen, die Wohnung einfach keinen Platz oder keine passende digitale Infrastruktur bietet, damit einer oder beide Partner zuhause arbeiten können.

Mitarbeiter sind es nicht gewöhnt zu Hause zu arbeiten. Unerledigte Hausarbeit fällt ins Auge. Lieb gewonnene Alltagsgewohnheiten, die sich über Jahre eingeschliffen haben, sollen nun weichen, um Platz für Büroarbeit zu schaffen. Das ist schwierig. Diese Umstellung ist zwar unvermeidlich, doch Arbeitgeber müssen sich in Geduld üben. Eine solche schneidet tief in das Privatleben ein und braucht Zeit. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern Hilfestellung und Beratung anbieten, um die häusliche Situation so zu organisieren, dass sie mental gestärkt produktiv und effizient arbeiten können. Die Kliniken der Heinrich-Heine-Universität haben zur psychischen Gesundheit während Social Distancing ein hilfreiches Handout erstellt, das als Kurzprogramm zur Selbstanwendung konzipiert ist.

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Team-Meeting per Video, E-Mail-Austausch und Telefonate sind beim Arbeiten auf Distanz besonders wichtig. Foto: pixabay.com © iTandCoffee

Sicher ist, dass Führungskräfte und Firmenchefs empathisch mit dieser neuen Situation umgehen sollten, um Mitarbeitern auf Augenhöhe zu begegnen und gemeinsam die Herausforderung zu bewältigen. Was können Arbeitgeber und Führungskräfte konkret tun, um auch über die Distanz empathisch zu führen?

8 Tipps zur Führung auf Distanz

Arbeiten unter den Distanzregeln der Coronakrise bedeutet entweder an einem abgeteilten Platz im Betrieb zu sitzen, im Homeoffice zu arbeiten oder in Form von Remote Work mobil von jedem beliebigen Ort tätig zu sein. Für Arbeitgeber und Führungskräfte ist das eine neue Situation. Grundsätzlich ist es unverzichtbar, sich mit geeigneten Tools zum kontaktfreien Personalmanagement zu versorgen. So haben es sich Firmen zum Geschäft gemacht, dazu eigene moderne Toolkits zu entwickeln. Dabei handelt es sich beispielsweise um Tools zur Planung, Steuerung und Information von Mitarbeitern, die die Einsatzplanung generell erleichtern. Mitarbeiter können eine App auf ihrem Smartphone nutzen und bleiben so auf sachlicher Ebene mit den führungsverantwortlichen Kollegen und Vorgesetzten in Kontakt.

Neben der reinen Informationsübermittlung zur Prozesssteuerung ist es ratsam, gezielte Maßnahmen zu ergreifen, um die räumliche Distanz emphatisch zu überbrücken und auch persönlich mit den Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. Dieses Vorgehen fängt den emotionalen und mentalen Stress ab, den gut 1/3 der Arbeitnehmer empfinden, weil sie sich vom Arbeitgeber alleingelassen fühlen. Diese Probleme können wirkungsvoll verringert werden, wenn die folgenden acht Punkte Berücksichtigung finden:

  1. Ehrlich sein
    Die Grundlage der Gespräche sollte Ehrlichkeit sein. Unehrlichkeit führt dazu, dass Unsicherheiten wachsen und sich Ängste verstärken. Verschweigen und Schönreden bringt nichts, sondern schränkt die Handlungsmöglichkeiten für beide Seiten ein.
  2. Gemeinsam Regeln aufstellen
    Die veränderten Gegebenheiten, unter denen alle nun arbeiten, erfordern neue Spielregeln für die Zusammenarbeit. Diese sollten im Idealfall im Team entwickelt werden und für alle inklusive der Führungsriege gelten.
  3. Erwartungen und Möglichkeiten klären
    Offen zu kommunizieren ist unverzichtbar. In diesem Zusammenhang ist es notwendig die individuellen Herausforderungen anzusprechen. Was erwarten Mitarbeiter? Was ist von der Umsetzung her seitens der Firma möglich? Realistische Zeitrahmen festzulegen und um Geduld zu bitten hilft dabei, Situationen zu entschärfen und langfristig auf einen guten Weg zu bringen.
  4. Erreichbar und nahbar sein
    Führungskräfte sollten sich als Problemlöser verstehen und ihre Hilfe und Unterstützung anbieten. Wenn Mitarbeiter wissen, dass sie mit ihren Sorgen ernst genommen werden und darüber sprechen können, vermindert es emotionale Spannungen. Ganz praktisch sollten Führungskräfte die zur Verfügung stehenden Zeitfenster und die optimalen Kommunikationswege (E-Mail, Video-Chat, Telefonat) klären.
  5. Information und Vertrauen
    Informiert sein ist ein wirksames Mittel, Angst und Kontrollverlust auszuhebeln. Durch transparente Information wird das Vertrauen der Mitarbeiter gestärkt. Führungskräfte und Arbeitgeber sollten sich vor Augen halten, dass die meisten Mitarbeiter zu Hause nachweislich produktiver und effektiver arbeiten als im Firmenbüro.
  6. Regelmäßige Team-Meetings
    Regelmäßigkeit und Routine ist günstig für das Team-Feeling. Regelmäßige Meetings, zum Beispiel jeden Morgen oder alle zwei Tage, stärken das Wir-Gefühl und sorgen dafür, dass jeder über die wichtigsten Entwicklungen informiert ist.
  7. Kommunikationsdichte aufrechterhalten
    Neben den regelmäßigen Team-Meetings sollten die üblichen Einzelgespräche terminiert und durchgeführt werden. Die Kommunikationsdichte sollte sich aufgrund der räumlichen Distanz und der veränderten Arbeitsbedingungen im Vergleich zu vorher nicht ändern. Auch hier gilt, dass Regelmäßigkeit und Routine den Mitarbeitern Sicherheit gibt.
  8. Konfliktmanagement adaptieren
    Was ist zu tun und wie ist es zu tun, wenn es zu Konflikten kommt? Auf diese Fragen sollten sich Chefs und Führungskräfte frühzeitig Antworten und Strategien überlegen. Lassen sich bestimmte Konfliktsituation im Vorfeld durch bestimmte Maßnahmen verhindern und wie lassen sich Job und Privatleben zielführend voneinander trennen? Wer auf diese Fragen gut vorbereitet ist, kann die kommenden Herausforderungen besser und überlegter bewältigen.
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