Stadtverwaltung kämpft gegen Papierflut
Rechnungen werden digital

Münster -

Rund 800 Ordner gefüllt mit Rechnungen und Belegen kommen jedes Jahr bei der Stadt Münster zusammen. Eine digitale Rechnungsbearbeitung soll diese Sammlung jetzt überflüssig machen. Zum Wohle von Unternehmen und Stadtverwaltung.

Montag, 13.07.2020, 09:00 Uhr aktualisiert: 13.07.2020, 16:43 Uhr
800 Ordner gefüllt mit Rechnungen und Belegen kommen jedes Jahr bei der Stadt Münster zusammen. Die digitale Rechnungsbearbeitung soll diese Sammlung überflüssig machen.
800 Ordner gefüllt mit Rechnungen und Belegen kommen jedes Jahr bei der Stadt Münster zusammen. Die digitale Rechnungsbearbeitung soll diese Sammlung überflüssig machen. Foto: Presseamt Münster

Infektionszahlen auswerten, an Hygienekonzepten feilen, im Home-Office durchhalten – so könnte man sich den Arbeitsalltag vieler Beschäftigten der Stadtverwaltung Münster in diesen Monaten vorstellen. Doch das trifft nur zum Teil zu. Trotz Krisenmodus treiben alle Dezernate Projekte voran, die in die Zukunft weisen und von Corona nicht ausgebremst werden, berichtet die Stadt. Sie will jetzt Berge von Papierrechnungen vermeiden und geht daher in großen Schritte zur digitalen Rechnungsbearbeitung geht. 

800 dicke Ordner füllen alle auf Papier gedruckten Rechnungen, die pro Jahr bei der Stadt Münster ankommen. Und jedes dieser Papierdokumente muss zehn Jahre aufbewahrt werden. „8000 Ordner voller Rechnungen. Das sind so viele, dass wir die gar nicht hier in der Stadtkasse aufbewahren können. Sonst hätten wir selbst keinen Patz mehr“, sagt Frank Möller lachend. Auch deshalb arbeitet der Projektleiter für die digitale Rechnungsbearbeitung im Amt für Finanzen und Beteiligungen daran, dass in Zukunft sämtliche Rechnungen und Belege in einer riesigen elektronischen Datenbank landen – papierlos, ämterübergreifend zugänglich, übersichtlich und schnell zu bearbeiten.

Arbeitszeit und Papierberge einsparen: Frank Möller vom Amt für Finanzen und Beteiligungen arbeitet daran, dass in einigen Jahren sämtliche Rechnungen direkt in eine ämterübergreifende Computersoftware einfließen.

Arbeitszeit und Papierberge einsparen: Frank Möller vom Amt für Finanzen und Beteiligungen arbeitet daran, dass in einigen Jahren sämtliche Rechnungen direkt in eine ämterübergreifende Computersoftware einfließen. Foto: Presseamt Münster

Die EU-weite Ausschreibung für eine SAP-integrierte Software läuft zurzeit, noch im Sommer könnte der Auftrag erteilt werden. 2023 soll die komplette Verwaltung auf rein digitale Rechnungsbearbeitung umgestellt sein. „Das ist ein klassisches Projekt für medienbruchfreie Bearbeitungen. Es geht zwar von meinem Dezernat aus, betrifft aber alle Ämter der Stadtverwaltung - es gibt hier niemanden, der nicht mit Rechnungen zu tun hat“, sagt Münsters Kämmerin Christine Zeller .

Ob es sich nun um den Einkaufsbeleg einer Honorarkraft in der Jugendarbeit handelt oder um die hundert Positionen umfassende Abrechnung eines Großunternehmens, das für die Stadt Münster einen Neubau hochzieht – 80 Prozent der jährlich etwa 120 000 Rechnungsbelege werden noch ganz traditionell in die Postkästen der Stadtverwaltung geworfen.

Dann nehmen die Briefe ihre Wege in die Fachämter. Bei einer Papierrechnung weiß ein Mitarbeiter nicht immer genau, was ein anderer vielleicht schon bearbeitet hat. „Dann sind unter Umständen mehrere Anrufe notwendig, bis zum Beispiel klar ist, ob ein ausstehender Betrag  freigeben wurde“, erklärt Möller.

Eine „deutliche Effizienzsteigerung“ erwartet Kämmerin Zeller von der Digitalisierung. Es gehöre zum Selbstverständnis eines modernen Dienstleisters, digitale Prozesse nach innen und außen zu fördern, so die Dezernatsleiterin.

Jeder, der für die Stadt Münster eine Leistung erbracht hat und sein Geld dafür bekommen will, kann Frank Möller und sein Team schon jetzt bei ihrem Zukunftsprojekt unterstützen. „Eine PDF-Datei zu erstellen und uns die Rechnung in diesem Format per E-Mail zu schicken – das ist ja ganz einfach“, sagt der Projektleiter.

Eine zentrale E-Mail-Adresse hat die Verwaltung dafür eingerichtet: Über rechnung@stadt-muenster.de gelangt jede Rechnung schon heute an die richtige Stelle – wenn auch noch nicht vollständig digital.

https://event.yoochoose.net/news/705/consume/10/2/7490900?categorypath=%2F2%2F84%2F61%2F92%2F
Nachrichten-Ticker