Digitalisierung der Verwaltung
Festplatte statt voller Aktenschrank

Ladbergen -

Noch sind die meisten Aktenschränke im Rathaus bis zum Anschlag gefüllt. Zigtausend Akten lagern dort wohlbehütet hinter verschlossenen Türen. Außer bei Annette Wibbeler. Wenn die Verwaltungsangestellte im Steueramt wie gewohnt nach einer Akte greifen will, fischt ihre Hand im Leeren. Wenn man so will, ist sie das Pilotfrau, was das papierlose Arbeiten im Rathaus anbelangt.

Sonntag, 31.03.2019, 19:49 Uhr aktualisiert: 31.03.2019, 20:01 Uhr
Online-Suche statt Gang zum Aktenschrank: Henri Eggert (links) und Steffen Weikert treiben die Digitalisierung der Akten voran. Eine kleine Festplatte verfügt über alle Dokumente, die Annette Wibbeler bislang in ihrem Schrank beherbergte.
Online-Suche statt Gang zum Aktenschrank: Henri Eggert (links) und Steffen Weikert treiben die Digitalisierung der Akten voran. Eine kleine Festplatte verfügt über alle Dokumente, die Annette Wibbeler bislang in ihrem Schrank beherbergte. Foto: Mareike Stratmann

Nachdem sich die Verwaltung im vergangenen Jahr ein Digitalisierungskonzept auferlegt und für rund 10 000 Euro die notwendige Software angeschafft und installiert bekommen hat, ist im November die erste Akte aus dem Bereich Gewerbesteuern und -abgaben eingescannt worden und damit auch aus Wibbelers Büro verschwunden. Mittlerweile ist der wuchtige Aktenschrank komplett leer – 3018 Grundsteuer-Akten mit insgesamt 17000 Bescheiden sind in einem Online-Archiv und auf einer kleinen Festplatte hinterlegt, die Akten im Keller eingelagert, ehe sie in zwei Jahren dem Schredder zum Opfer fallen. „Da musste man sich erstmal dran gewöhnen“, gibt Annette Wibbeler unumwunden zu. Aber Henri Eggert , allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters und EDV-Verantwortlicher, hält dagegen: „Das ist definitiv der richtige Schritt.“

Und es ist einer von vielen, die in den kommenden Jahren noch zu gehen sein werden: 2024, hofft Henri Eggert, sollen sämtliche Akten digital vorliegen und mittels einfacher Textsuche – quasi auf einen Klick – am Rechner aufzurufen sein. Dafür verantwortlich zeichnet im Rathaus Steffen Weikert.

Und bei der bloßen Akten-Digitalisierung soll es nicht bleiben: Erster Punkt, an dem die Digitalisierungs-Maßnahmen bürgernah greifen, ist das Standesamt. Dort kann man bereits jetzt Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden online anfordern und die anfallenden Gebühren auch direkt bezahlen. Der Weg ins Rathaus wird überflüssig.

Ein weiterer Bereich, in dem sich die Digitalisierung für die Bürger und Unternehmen künftig positiv auswirken dürfte, ist das Bauamt. Gemeinsam mit dem Kreis Steinfurt und der Anwendergemeinschaft, in der Städte und Kommunen der Kreise Steinfurt und Borken zusammenarbeiten, sollen künftig sowohl Bauleitplanungen (Eggert: „Das ist beim Kreis bereits in Mache“) als auch das Bauantragsverfahren digitalisiert werden. Auf die Akten kann dann direkt aus verschiedenen Abteilungen zugegriffen worden, ohne dass die nötige Akte erst langwierig vom einen zum nächsten Schreibtisch wandert. Auch Architekten, so Eggert, sollen die Möglichkeit bekommen, zu sehen, an welcher Stelle sich ihr Verfahren gerade befindet.

Doch zurück zum Ladberger Pilotprojekt im Steueramt: Wie Annette Wibbeler bekräftigt, habe sie sich längst an das papierlose Arbeiten gewöhnt und dessen Vorzüge kennengelernt. „Hat man mal die Vorgangsnummer nicht zur Hand, kann man auch über die Volltextsuche binnen Sekunden die richtigen Akten finden“, lobt sie. Und das ruft die Kollegen auf den Plan, wie Henri Eggert zufrieden feststellt: Hätten viele der Digitalisierung anfangs skeptisch gegenüber gestanden, tauche nun vermehrt die Frage auf, wann die eigene Abteilung denn dran sei.

Nur eines, das wurmt den EDV-Experten: Werden Bescheide und Belege zwar digital erfasst, an den Kunden dürfen diese per E-Mail nicht ohne Weiteres versendet werden. „Da gibt es noch datenschutzrechtliche Probleme, die aus dem Weg geschafft werden müssen“, räumt Henri Eggert ein.

https://event.yoochoose.net/news/705/consume/10/2/6509504?categorypath=%2F2%2F84%2F61%2F93%2F105%2F173%2F
Favoritensieg
Kommentar zum Eurovision Song Contest 2019: Favoritensieg
Nachrichten-Ticker