Mein Beruf: Chefsekretärin
Reine Frauensache

Sendenhorst -

An ihnen kommt niemand vorbei, und manchmal sind sie auch so etwas wie die gute Seele der Fachabteilung, die als Blitzableiter manchen Ärger abfedert, tröstet und manchmal Unmögliches möglich macht. Die Chefarztsekretariate der acht Fachabteilungen und des Reha-Zentrums im St.-Josef-Stift sind reine Frauensache.

Sonntag, 05.11.2017, 10:11 Uhr

Eine fröhliche Frauenrunde hat sich hier an einem „Chef-Schreibtisch“ versammelt. Die Chefsekretärinnen haben ein breites Aufgabenfeld.
Eine fröhliche Frauenrunde hat sich hier an einem „Chef-Schreibtisch“ versammelt. Die Chefsekretärinnen haben ein breites Aufgabenfeld. Foto: Bettina Goczol

Sie sind die Schaltstellen der Fachabteilungen, organisieren den Informationsfluss zwischen Ärzten, Patienten und Stationen und kümmern sich um viele große und kleine Dinge, um den Chefärzten den Rücken freizuhalten. An ihnen kommt niemand vorbei, und manchmal sind sie auch so etwas wie die gute Seele der Fachabteilung, die als Blitzableiter manchen Ärger abfedert, tröstet und manchmal Unmögliches möglich macht. Die Chefarztsekretariate der acht Fachabteilungen und des Reha-Zentrums im St.-Josef-Stift sind reine Frauensache. Von einer „Monokultur“ ist der Alltag aber weit entfernt. Maria Humann ist eine von ihnen: „Es ist ein bunter Strauß an Aufgaben“, sagt sie.

Sie gehört zu den Dienstältesten im Team. Vor fast genau 20 Jahren startete sie in der Klinik für Rheumaorthopädie und kennt damit die Zeiten, als in den Chefarztsekretariaten noch die Organisation und Terminplanung für die ambulanten und stationären Patienten erledigt wurde. Das übernimmt heute das Patientenmanagement. Und dennoch ist genügend Arbeit in den Sekretariaten geblieben.

Was ist zu tun? Die gesamte Abteilungsorganisation. Dazu gehören Wochenpläne für die Einsätze der Ärzte für Ambulanz, OP und Stationsaufnahme, Planung der Vordergrund- und Hintergrunddienste, sämtliche Verwaltung rund um Fortbildungen. Sämtliche Patientenunterlagen, die von A nach B weitergeleitet werden müssen, „wandern“ über den Schreibtisch der Sekretärinnen.

Hinzu kommen Anrufe von zuweisenden Ärzten und von Patienten, die alle ein offenes Ohr erwarten und ihr Anliegen am liebsten umgehend bearbeitet haben wollen. Darüber hinaus schwappt täglich eine Flut von Mails hinein, die gefiltert und bearbeitet werden will. Auch der Terminplan des Chefarztes muss verwaltet werden, Lücken müssen gefunden und nicht selten auch geschaffen werden. Nicht zu vergessen: die Korrespondenz, die erledigt werden muss. Und natürlich müssen auch manchmal Hotels und Flüge gebucht werden.

Etwas anders „tickt“ zum Beispiel das Sekretariat der Kinder- und Jugendrheumatologie. Zusätzlich zu den Arbeiten, die in allen Sekretariaten anfallen, sind hier auch noch die Ambulanz für die jungen Patienten angesiedelt sowie die Aufnahme der stationären Patienten. „Es ist eine Mischung aus Chefarztsekretariat, Ambulanzpraxisbetrieb und Patientenmanagement“, meint Susanne Starkmann . Sie kümmert sich mit Sandra Symalla um die Sekretariatsaufgaben, Anne Röckmann und Auszubildende Alice Becker sind hauptsächlich für die Ambulanz sowie Heike Stapel und Nadine Elkmann für das Studiensekretariat für die Studien- und Kerndokumentation zuständig. Trotz dieser Aufgabenverteilung werde dennoch übergreifend gearbeitet, so dass sich die Teammitglieder untereinander vertreten können. In den anderen Chefarztsekretariaten übernimmt der Schreibdienst die Vertretung.

Zwischen Terminkalender, Telefon und Tastatur ist da auch immer wieder der Mensch, der ein offenes Ohr und Hilfe für sein Anliegen erwartet, vor allem wenn es sich um ein krankes Kind handelt. „Natürlich machen sich die Eltern, die ihre Kinder begleiten, große Sorgen. Viele haben schon eine Ärzteodyssee hinter sich, und der Zeitaufwand ist manchmal hoch, um den Eltern ihre Ängste zu nehmen“, so Susanne Starkmann.

Gleichwohl erfahre das gesamte Team auch sehr viel Dankbarkeit, wenn mit der richtigen Diagnose die Weichen für eine wirkungsvolle Therapie gestellt sind.

Multitasking ist eine Fähigkeit, die im Arztsekretariat von Vorteil ist. Aber auch Organisationstalent, Flexibilität, Loyalität, Verschwiegenheit, Geduld, Menschenkenntnis, Zugewandtheit und Verantwortungsgefühl gehören dazu. Und Besonnenheit in unfreiwillig komischen Situationen, wenn zum Beispiel ein Patient zum Anästhesiegespräch bei „Dr. Bushido“ will oder die Fußoperation für den „Hallux Walnuss“ terminiert werden soll.

Diplomatie ist auch gefragt, wenn Patienten den OP-Termin nach dem Stand der Gestirne ausrichten wollen . . .

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