Diese Vorgaben machen Arbeitgeber
Zwischen alten Schätzen und digitaler Reinheit

Telgte/Westbevern -

Ganz unterschiedliche Auffassungen haben Telgter Arbeitgeber, wenn es darum geht, wie es auf den Schreibtischen der Mitarbeiter aussehen soll.

Samstag, 20.05.2017, 06:05 Uhr

Arbeitsweisen: Während man bei Stadtarchivar Klaus Schwinger schon fast enttäuscht wäre, hätte er nicht viele alte, wohlgemerkt geordnete, Dokumente auf seinem Schreibtisch, ...... gilt es bei der Firma hygi.de, die Arbeitsplätze möglichst papierlos zu halten und damit die Effizienz im Unternehmen zu steigern.
Arbeitsweisen: Während man bei Stadtarchivar Klaus Schwinger schon fast enttäuscht wäre, hätte er nicht viele alte, wohlgemerkt geordnete, Dokumente auf seinem Schreibtisch, ...... gilt es bei der Firma Hygi.de, die Arbeitsplätze möglichst papierlos zu halten und damit die Effizienz im Unternehmen zu steigern. Foto: Björn Meyer

Egal, woraus der Broterwerb besteht – Versicherungen verkaufen, Werbung entwerfen, Sachbearbeitung oder einfach seine eigenen zwei Dutzend Mietshäuser verwalten – der Arbeitsplatz ist zumeist ein Schreibtisch. Immer mehr Menschen arbeiten in unserer vielfach digitalisierten Arbeitswelt an einem. Auf oder neben jedem Tisch stehen ein Computer, ein Bildschirm, ein Telefon – und sonst?

Die Westfälischen Nachrichten haben bei einigen großen Arbeitgebern in Telgte nachgefragt, wie sie es mit der Schreibtischordnung für ihre Mitarbeiter halten und sind auf ganz unterschiedliche Herangehensweisen gestoßen.

► „Vertrauliche Dokumente sind natürlich einzuschließen“, sagt Hermann-Josef Mergen , Sprecher der Vereinigten Volksbank, und fügt an: „Ansonsten kann sich jeder so einrichten, wie er es möchte“ – jedenfalls in einem gewissen Rahmen, so ist Mergens Aussage zu verstehen, denn nur ein aufgeräumter Schreibtisch könne von einer Putzfrau auch sauber gemacht werden.

► Diesen Punkt nennt auch Olaf Hartmann , Filialleiter der Sparkasse. Jeder Mitarbeiter habe seinen eigenen Schreibtisch, daher gebe es auch keine Vorgaben, was private Bilder oder ähnliches betreffe. Was die Rechner angehe, werde es allerdings schwieriger: „Wir sind aus Sicherheitsgründen da sehr eingeschränkt“, sagt Hartmann. So sei die Benutzung von USB-Sticks nicht gestattet und auch einen privaten Bildschirmschoner erlaube die EDV „rein technisch“ nicht.

► „Warum sollen wir das Emotionale nicht zulassen?“, fragt Magdalena Münstermann von der Bernd Münstermann GmbH & Co. KG in Westbevern. Ein Foto auf dem Schreibtisch oder etwas Selbstgebasteltes an der Wand – das gehe in ihrem Unternehmen völlig in Ordnung. Mancher habe auch Bilder von seinem Ehrenamt als Bildschirmhintergrund. „Das ist doch eine schöne Sache, wenn sich die Menschen dann wohler fühlen“, sagt Münstermann. Dabei habe jeder Mitarbeiter, egal ob Voll- oder Teilzeit, einen eigenen Arbeitsplatz. „Das bedeutet gerade für die Mitarbeiter in Teilzeit mehr Flexibilität, weil sie vielleicht anstatt morgens auch mal nachmittags kommen können und trotzdem ihren Arbeitsplatz haben“, so Münstermann.

Was die Ordnung betreffe, versuche man mit möglichst wenig Papier auszukommen. „Das papierlose Büro ist aber eher Theorie“, gesteht sie. Vorschriften für den Arbeitsplatz gebe es jedenfalls nicht.

► In der Stadtverwaltung sind die Mitarbeiter gehalten, keine sensiblen Schriftstücke offen liegen zu lassen. „Denn hat man mal Besuch im Büro, geht es natürlich nicht, dass dort Daten eines anderen einsehbar sind“, sagt Marc-André Spliethoff. Ansonsten aber gebe es in dieser Hinsicht keine Vorschriften: „In der Organisation ihres Arbeitsplatzes sind die Mitarbeiter frei“, sagt Spliethoff, der unterdessen erzählt, auch schon anderes in Verwaltungen gesehen zu haben. So würden sich in der Stadt Essen bis zu vier Mitarbeiter einen Schreibtisch teilen. Persönliche Gegenstände würden nach getaner Arbeit in einem Rollcontainer verstaut und an die Seite geschoben.

► Eine schriftlich fixierte Vorschrift gibt es auch bei den Stadtwerken nicht, dennoch achtet man im Haus auf Ordnung. „Dort, wo eine Außenwirkung besteht, setzen wir selbstverständlich besondere Maßstäbe an“, sagt Geschäftsführer Winfried Münsterkötter. Doch auch an anderen Arbeitsplätzen begrüße man es, wenn diese abends aufgeräumt hinterlassen würden.

Private Gegenstände seien früher mal tabu gewesen, mittlerweile aber längst erlaubt: „Das heißt aber nicht, dass jedes Kinkerlitzchen an der Wand hängen muss“, so Münsterkötter.

► Eine äußert klare Philosophie gibt es bei Hygi.de. Der Online-Shop für Hygiene- und Reinigungsbedarf setzt auf das sogenannte „Clean Desk“-Prinzip, zu dem immer mehr Firmen mit Großraumbüros übergehen. „Die Mitarbeiter sollen Maus, Tastatur und je nach Wunsch zwei oder drei Bildschirme auf dem Schreibtisch haben, das war´s“, sagt Christian Bleser, einer der drei Geschäftsführer des Unternehmens. Auch private Bilder auf dem Tisch oder an der Wand seien eher nicht erwünscht. „Man macht sich, etwa in Verhandlungen, mit persönlichen Details, ja auch ein Stück angreifbar“, so Bleser. Zudem sei Papier auf den Schreibtischen nicht gern gesehen. Einerseits, weil die Mitarbeiter zwar einen gewohnten Platz hätten, letztlich aber eben nicht immer am selben Platz sitzen würden. „Etwa, weil sie mal in einer Gruppe arbeiten“, so Bleser. Viel wichtiger aber noch: „Wir möchten, dass dem Unternehmen keine Informationen verloren gehen oder positiv gesagt, alle Informationen zur Verfügung stehen“. Daher werde alles, vom Lieferschein bis hin zum Schmierzettel, sofort eingescannt und ins interne System gestellt.

Doch nicht nur interne Abläufe, auch externe Vorgaben sind für diese Entscheidung mitverantwortlich. Derzeit bereite man bei Hygi.de die Abläufe akribisch hinsichtlich der neuen EU-Datenschutzverordnung vor, die im kommenden Jahr in Kraft treten wird. Dann drohen Unternehmen, die etwa leichtfertig mit Kundendaten umgehen, saftige Strafen. „Bislang waren es maximal 300 000 Euro, durch die neue Verordnung können es bis zu 20 Millionen oder vier Prozent des Konzernumsatzes sein“, sagt Daniel Bleser, der anfügt: „Gerade Unternehmen, die online arbeiten, werden da im Fokus stehen.“

„Clean Desk“ sei ein kleines Puzzlestück in diesen Vorbereitungen: „Wir möchten, dass jeder reflektiert, was er da eigentlich hat“, sagt Daniel Bleser. Ablagen auf dem Schreibtisch seien da eher hinderlich. Bruder Christian fügt an: „Es gibt nichts Schlimmeres als diese Ablagekörbchen, die dann alle Jahre mal ausgemistet werden.“ Dabei spiele es dem Unternehmen in die Karten, dass das Durchschnittsalter der Mitarbeiter bei 31 Jahren liege. Diese Generation sei es längst gewohnt, alles digital und nicht als Ausdruck vorliegen zu haben, meint Bleser.

Bei Hygi.de setzt man auf Effizienz. Einmal im Quartal wird alles überprüft und gegebenenfalls aussortiert. Das gilt selbst für die Kühlschränke – „ damit die Milch nicht etwa zu leben anfängt“, sagt Christian Bleser und lacht. Negative Auswirkungen auf das Arbeitsklima sehen die beiden Geschäftsführer nicht. „Klar, dass hört sich erstmal hart an, aber wir sind hier sicher keine Unmenschen und kontrollieren die Einhaltung der Regeln auch nicht ständig. „Und ganz ehrlich, wir haben die Erfahrung gemacht, dass letztlich viele gerne so arbeiten“, sagt Christian Bleser, der betont: „Wir versuchen sehr auf unsere Mitarbeiter einzugehen.“ Die große Dachterrasse für die Mittagspause oder die Arbeit am Laptop, Mitarbeiteraktionen sowie Tischtennisplatten und Kickertische in den Büroräumen zeugen davon. Zugleich werde aber eben genau überprüft, welche Ablenkung der jeweilige Mitarbeiter nicht gebrauchen könne. „Es geht einfach viel Zeit verloren, wenn man Unterlagen ständig suchen muss.“

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