Checkliste für den Büroumzug: Daran müssen Unternehmer beim Firmenumzug denken

Ein Büroumzug muss reibungslos ablaufen, damit die Ausfallzeiten so gering wie möglich gehalten werden und die Firma das Tagesgeschäft schnell wieder aufnehmen kann.

Gute Planung – das A und O beim Büroumzug

Es gibt viele Gründe, warum eine Firma an einen neuen Standort zieht. Welche Gründe auch immer hinter dem Umzug stehen, er gelingt nur, wenn er so frühzeitig wie möglich in Angriff genommen wird. Nur dann verläuft der Büroumzug schnell und effizient, wenn er gut vorbereitet wird. Die Vorbereitungen beginnen lange vor dem Umzug in die neuen Räumlichkeiten. Bei der Planung und Durchführung helfen das Erstellen von Zeitplänen und Checklisten. Sie minimieren die Umzugskosten.

Die Planung für den Umzug beginnt bereits, sobald ein neuer Standort gefunden und die Kaution sowie der Mietvertrag für das neue Büro unterzeichnet wurde. Das ist der richtige Zeitpunkt, um sich mit dem bisherigen Vermieter in Verbindung zu setzen und mit ihm die fristgerechte Kündigung des alten Mietverhältnisses zu vereinbaren. Dabei muss die Kündigungsfrist eingehalten werden. Bei der Gelegenheit muss auch geklärt werden, ob und in welchem Umfang im alten Büro Renovierungsarbeiten erforderlich sind.

Für den Umzug muss eine geeignete Umzugsfirma gesucht werden. Dafür werden immer häufiger Suchmaschinen verwendet. Welche Umzugsfirma für den Suchbegriff „Umzugsunternehmen + Stadt“ bei Google auf den vordersten Plätzen erscheint, hat eine hohe lokale Sichtbarkeit und damit auch eine hohe Wahrscheinlichkeit, viele Aufträge zu erhalten. Für diesen Zweck werden Webseiten entsprechend für Suchmaschinen optimiert. Die sogenannte Suchmaschinenoptimierung (SEO) wird gerne auch von professionellen Agenturen angeboten.

Um eine Umzugsfirma mit einem sehr guten Preis-Leistungsverhältnis zu finden, ist es ratsam, mehrere Angebote einzuholen. Mit den Vertretern des Umzugsunternehmens sollten alle Aufgaben besprochen werden, die bis zum Umzugstag erledigt werden müssen. Das sind z.B die Bereitstellung einer ausreichenden Menge an Verpackungsmaterialien und eine genügende Zahl Umzugshelfer. Damit ist es aber nicht getan. Viele Firmen haben spezielle Gerätschaften und Maschinen, die sehr empfindlich und technisch anspruchsvoll sind (zum Beispiel EDV-Anlagen). Für deren Demontage und Aufbau im neuen Büro werden Fachkräfte benötigt, die zeitig gebucht werden müssen.

Sobald der Grundriss der neuen Räume vorliegt, muss festgelegt werden, welcher Arbeitsplatz in welchem Büroraum untergebracht sein wird. Für Büromöbel, Geräte und Mobiliar muss ein Stellplan erarbeitet werden, damit der Büroumzug reibungslos verläuft. Diese Maßnahme sollte genutzt werden, um ein Inventarverzeichnis anzulegen und sich um die Entsorgung von Dingen zu kümmern, die nicht mehr benötigt werden. Akten müssen gesichtet und sortiert werden. Einige werden beim Umzug mitgenommen, andere, die nicht mehr gebraucht werden, müssen nach den Bestimmungen des Datenschutzes vernichtet werden.

Wie können beim Umzug Kosten gespart werden?

Mit der Firma umziehen, ist nicht gerade billig. Die Kosten des Büroumzugs lassen sich jedoch erheblich senken, wenn die Mitarbeiter in den Umzugsplan einbezogen werden. Die Mitarbeiter müssen zum Beispiel das Umzugsgut bereits im Vorlauf einpacken, die Kartons etikettieren und am neuen Firmensitz wieder auspacken, um den Umzugshelfern die Arbeit zu erleichtern und den Umzug schnell und einfach über die Bühne zu bringen. Leerstehende oder wenig genutzte Räume können für eine vorübergehende Lagerung genutzt werden. Dadurch spart man die Kosten für einen Full-Service Umzug. Bei einem Umzug muss an viele Dinge gedacht werden. Firmenumzüge werden in der Steuererklärung berücksichtigt. Dort gelten sie als Betriebsausgaben. Die meisten Unternehmen können sie in vollem Umfang absetzen. Beachten Sie dabei, dass die Ausgaben durch Rechnungen und Belege nachgewiesen werden müssen. Das gilt jedoch nicht für Ausgaben, die für etwaige Überstunden anfallen. Eine gute Organisation trägt wesentlich zur Senkung der Kosten bei und stellt sicher, dass Ihr Büro schnell wieder seine Arbeit aufnehmen kann.

Warum den Firmenumzug den Umzugsprofis überlassen?

Dafür sprechen mehrere gute Gründe. Im Rahmen eines Firmenumzugs gibt es viele Dinge, die transportiert werden müssen. Darunter sind Geräte, die sowohl sehr wertvoll als auch empfindlich sind. Beim Transport kann schnell ein Schaden entstehen. Organisieren Unternehmer die Büroumzüge selbst, besteht die Möglichkeit, dass die Versicherung für Schäden, die durch unsachgemäßen Transport und/oder falsches Lagern entstehen, nicht aufkommt. Anders dagegen bei einem professionellen Büroumzug mit einem seriösen Umzugsunternehmen. Diese kennen sich mit dem Thema Büroumzug sehr gut aus und sind in der Regel sehr gut versichert.

Zu den Dingen, die für Umzugsunternehmen sozusagen zur Grundausstattung gehört, zählt eine Frachtführerhaftpflichtversicherung. Mit einem Versicherungsvergleich im Internet finden Transportunternehmen Angebote mit günstigen Konditionen. Bei Transportfahrzeugen, deren Gesamtgewicht 3,5 Tonnen übersteigt, ist die Frachtführerhaftpflichtversicherung sogar eine Pflichtversicherung. Diese Art der Absicherung ist ein Muss für alle Transportunternehmen, da jede Person, die beruflich fremde Güter befördert, für den Verlust oder die Beschädigung der Güter haftbar gemacht werden kann. Im Fall eines Diebstahls, Brandes oder Unfalls könnte das für die Spedition den finanziellen Ruin bedeuten. Der Unternehmer, der den Umzug in Auftrag gibt, bleibt höchstwahrscheinlich auf dem Schaden sitzen. Deren Kosten sind im Vergleich zum Nutzen gering, zumal sich in einem Versicherungsvergleich günstige Angebote finden lassen und eine persönliche Beratung zumindest per Telefon, oft aber auch persönlich, möglich ist.

Zusammenfassung

Ein Umzug bedeutet, dass die Firma für eine Weile dem Tagesgeschäft nicht effektiv nachgehen kann. Das bedeutet erhebliche finanzielle Verluste. Damit der Umzug schnellstmöglich über die Bühne geht, muss er nicht nur gut geplant werden, sondern entsprechendes Know-how sollte ebenfalls vorhanden sein. Die ersten Ansprechpartner sind professionelle Umzugsunternehmen. Sie übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben und sorgen dafür, dass der Umzug möglichst reibungslos abläuft. Gerne beraten sie ihre Kunden und bieten ihnen professionelle Unterstützung an, nicht nur beim Auspacken bzw. beim Einpacken der Umzugskisten. Das lässt dem Kunden genügend Zeit, um beispielsweise die neue Adresse und Telefonnummer an Behörden, Kunden und Lieferanten zu übermitteln oder sich um andere wichtige Dinge zu kümmern.