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Darum sind elektronische Signaturen die Zukunft der Geschäftswelt

Schon vor Corona war klar: Elektronische Signaturen werden sich in der Geschäftswelt über kurz oder lang durchsetzen. Die Pandemie hat den Prozess nun beschleunigt. Während es für Unternehmen eigentlich keinen Grund gibt, auf digitale Unterschriften zu verzichten, ist die Liste der Pro-Argumente lang. Ein Überblick.

von Aschendorff Medien

Foto: pixabay.com

Elektronische Signaturen erhöhen die Umsätze

Dieser Grund für den Erfolg der digitalen Signatur ist sicherlich der wichtigste: Die Technologie erhöht die Umsätze von Unternehmen. Warum kann eine Methode der Unterschrift die Umsätze erhöhen?

Jeder Vertriebler kennt das Problem. Ein Vertrag wurde an den Kunden herausgeschickt – und will einfach nicht zurückkommen. Die Chance, dass der Kunde tatsächlich unterschreibt und der Vertrag zustande kommt, sinkt nachweislich mit jeder Stunde, die ab dem Zugang vergeht.

Mit der elektronischen Signatur steht dem Kunden eine sofort greifbare Möglichkeit zur Verfügung, den Vertrag zu unterschreiben und damit in Kraft zu setzen. Muss der Kunde den Vertrag erst ausdrucken, manuell unterschreiben, einscannen und wieder zurücksenden, stellt dies eine Hürde dar. Die Hürde reicht möglicherweise, um den Kunden doch noch von der Konkurrenz zu überzeugen, ganz vom Vorhaben abzubringen oder andere Steine in den Weg zu legen.

Studien konnten nachweisen, dass die elektronische Signatur zu 21-mal schneller zu Unterschriften führt als die klassische Papiervariante.

Bessere Bewerbererfahrung und besseres Employer Branding

Unternehmen suchen laufend nach Personal. Für die Suche nach geeigneten Kandidaten wird viel Zeit und Geld investiert. Allzu oft springen Bewerber im letzten Moment noch ab. Ein Grund dafür sind langsame Entscheidungs- und Onboarding Prozesse. Digitalisierung und hier insbesondere elektronische Signaturen können die Ergebnisse für alle Parteien verbessern.

Ein Beispiel: Ein HR Team umfasst fünf Leute. Nach einem Bewerbungsgespräch soll turnusmäßig jedes Teammitglied eine Bewertung des Kandidaten schreiben. Gehen alle Bewertungen ein, wird im Team über das weitere Verfahren entschieden. Allzu oft geht viel Zeit ins Land, bis alle Teammitglieder ihre Bewertung abgegeben haben. Die digitale Signatur kann auch in Verbindung mit einem Workflow helfen, den Prozess zu beschleunigen. Die Chance, dass ein gesuchter Kandidat tatsächlich an Bord kommt, vergrößert sich dadurch.

Zur Bewerbererfahrung gehört auch der Onboarding-Prozess nach der Einstellung. Die elektronische Unterschrift ermöglicht es, alle wesentlichen Dokumente unkompliziert, schnell und rechtssicher zu versenden, zu signieren und zu archivieren. Dies macht es neuen Mitarbeitern sehr viel einfacher an Bord zu kommen.

Elektronische Signaturen vereinfachen Prozesse

In jedem Unternehmen gibt es zentrale Prozesse, die für den Erfolg essenziell sind. Gelingt es, diese Prozesse zu optimieren und zudem (noch) besser sichtbar zu machen, wächst das Potenzial. Fast alle Prozesse lassen sich durch digitale Signaturen beschleunigen und zudem sichtbarer machen – weil es keine Medienbrüche gibt, die der Transparenz abträglich sind.

Dabei geht es nicht in erster Linie nur darum, die Zeit für Ausdruck, Scan etc. einzusparen. Die elektronische Unterschrift ermöglicht die Einrichtung von Workflows. So kann etwa der Initiator eines zu signierenden Dokumentes festlegen, in welcher Reihenfolge die Unterschrift angefordert wird. Unterschreibt die erste Person in der Reihenfolge, wird automatisch die zweite Person informiert etc. Der Initiator wird in Echtzeit über die geleistete Unterschrift informiert – und kann bei Fertigstellung ebenso wie bei Verzögerungen sofort reagieren.

Digitalisierungsbooster für mehr Kosteneffizienz und Produktivität

Natürlich spielen auch die Kosten eine Rolle. Die elektronische Signatur kann in vielen Bereichen Vorgänge beschleunigen und damit Arbeitszeit einsparen. Auch die Kosten für Drucker (und deren Reparatur und Wartung), Postversand etc. lassen sich so senken.

Ein wegfallender Kostenfaktor für Unternehmen: Wo alle Dokumente digital bearbeitet werden, fallen auch die Kosten der Archivierung deutlich geringer aus. Über die Software Suiten des Zertifikateanbieters können Dokumente zumeist sehr leicht in die Cloud hochgeladen und dort sicher abgespeichert werden.

Mehr Compliance, mehr Datenschutz, mehr Rechtssicherheit

So einfach die digitale Signatur ist, so sicher ist sie auch. Dies gilt im Hinblick auf Datenschutz, Complianceanforderungen und Rechtssicherheit. Die Anbieter von elektronischen Signaturen sind zertifizierte Vertrauensdiensteanbieter und können eine Komplettlösung für alle Fragen des Datenschutzes und der internen und externen Compliance zur Verfügung stellen. Die Kosten für Unternehmen reduzieren sich dadurch erheblich, weil die gesetzlichen und internen Anforderungen bei allen Dokumenten automatisch berücksichtigt werden.

Nicht zuletzt besteht mehr Rechtssicherheit, wenn alle benötigten Dokumente auch tatsächlich in signierter Form vorliegen. In der Papiervariante gibt es in der Praxis immer wieder böse Überraschungen – etwa, wenn einzelne Dokumente aus einem großen Stapel Papier aus Unachtsamkeit nicht wie vorgesehen unterzeichnet wurden.

Fazit: Die elektronische Signatur hat sich durchgesetzt

Die elektronische Unterschrift ist in vielen Unternehmen bereits Standard und dürfte sich innerhalb kürzester Zeit vollständig durchsetzen. Zu groß sind die Vorteile in allen Abteilungen wie Vertrieb, HR, Buchhaltung etc. Moderne Signaturlösungen erhöhen die Produktivität und die Umsätze, verbessern Bewerbererfahrungen und vereinfachen zahllose Prozesse auch und gerade mit Berührungspunkten zu Compliance und Datenschutz. Die Initialisierungskosten fallen für Unternehmen meist überschaubar aus und amortisieren sich rasch.

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