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Sonderveröffentlichung

Desk-Sharing Software: Maßgeschneidert für eine veränderte Arbeitswelt

Die Zeiten, dass jeder Mitarbeiter seinen eigenen Arbeitsplatz im Büro hatte, gehören der Vergangenheit an. Corona offenbarte, wie sinnvoll das Prinzip des Desk-Sharings in der hybriden Arbeitswelt ist – auch ohne Pandemie. Um es effizient durchzusetzen, bedarf es einer leistungsstarken Software.

Foto: flexwhere.de

Büro- und Homeofficearbeit fusionieren

Mehr als die Hälfte aller Arbeitskräfte hatte zeitnah nach dem Pandemieausbruch die Möglichkeit, im Büro daheim die Arbeit zu erledigen. Diese Maßnahme wirkt weiterhin nach. Warum? Weil Arbeitgeber und Mitarbeiter gemerkt haben, dass sich einige Arbeiten besser im Homeoffice erledigen lassen. Andere hingegen nicht. Daraus entsteht das Konzept der hybriden Arbeitswelt, die für Effizienz, Komfort und Kosteneinsparungen ganz neue Wege eröffnet.

Der Trend zum Desk-Sharing

Durch das hybride Arbeiten reduziert sich die Auslastung im Büro. Nicht jeder Angestellte benötigt mehr an jedem Arbeitstag einen Arbeitsplatz. Um Ressourcen zu sparen, bietet sich daher das Desk-Sharing an. Mitarbeiter im Büro teilen sich einen Arbeitsplatz, da sie diesen nur nach Bedarf besetzen. Ein beachtliches Einsparungspotenzial ergibt sich daraus. Um die Arbeitsplatzbelegung optimal zu managen, bedarf es einer Desk-Sharing-App. Mit dieser App reservieren Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz. Es ist demnach ein Arbeitsplatz-Buchungssystem für den Desk-Sharing Arbeitsplatz. Office- und HR-Manager nutzen sie zur Koordination der Arbeit der Mitarbeiter. Dank des Zugriffs auf Software-Statistiken und Auswertungen lassen sich bestimmte Sachverhalte auf einen Klick analysieren, was die Ausnutzung des Büros zusätzlich optimiert. So lässt sich beispielsweise besser abschätzen, ob die Bürofläche verkleinert oder vergrößert werden sollte.

Breite Vielfalt an Desk Sharing Tools

Eine hochwertige Desk Sharing App dient nicht nur dazu, einen Arbeitsplatz zu reservieren. Sie ist mit weiteren Funktionen ausgestattet, die für eine bedarfsgerechte Verwendung stehen. Ein Beispiel für solch eine Software ist FlexWhere, die zu den bedeutendsten Anwendungen in der Sparte des Arbeitsplatz-Sharings gehört. Bei ihr lassen sich beispielsweise wichtige Kriterien einspeisen, um gezielt einen geeigneten Arbeitsplatz auswählen zu können. So lässt sich beispielsweise schnell und einfach ein Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen oder ein geeigneter Platz für eine Teamarbeit finden. Weiterhin ist die Einstellung von Serienbuchungen möglich. Über die integrierte Suchfunktion können sich die Kollegen gegenseitig lokalisieren.

Vorteile für alle

Eine Hot-Desking-Software wie die von FlexWhere überzeugt durch zahlreiche Vorteile. Selbst Verknüpfungen zu anderen Systemen, wie z.B. Outlook oder Google Calender sind möglich. Die intuitive Bedienung erleichtert allen Mitarbeitern die Handhabung erheblich. Ähnlich wie beim Onlineshopping gibt es die erwähnten Filterfunktionen, um den perfekten Arbeitsplatz zu finden – angepasst an die jeweilige Tätigkeit des Mitarbeiters. Die Administratoren des Arbeitsplatz-Buchungssystems erstellen damit Heatmaps, führen smarte Auslastungsanalysen durch und können bestimmte Bürozonen bei Bedarf sperren. Selbstverständlich werden auch höchste Ansprüche in puncto Sicherheit erfüllt, da alle Vorgaben der DSGVO konsequent eingehalten werden.

So geht Effizienz bei der Raumauslastung

Desk-Sharing im Büro schenkt Betrieben die Option, moderne Strukturen bei der Arbeitsplatzbelegung durchzusetzen. Auf diese Weise lassen sich Räume effizienter nutzen, was die Kosten immens senkt. Für diese Maßnahme bedarf es keine Umbaumaßnahmen oder Investitionen in eine neue Hardware. Die simple, aber effiziente Koordination erfolgt über die Desk-Sharing Software. Sie trumpft gleichzeitig mit Analysewerkzeugen auf, die eine bessere Raumbelegung erlauben. Auch andere Optimierungsmaßnahmen lassen sich mit ihr schnell identifizieren und letztlich umsetzen.

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