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Unternehmen im Bürokratie-Dschungel: So schafft man heute Abhilfe

Deutschland und Bürokratie sind so eng verbunden wie Pumpernickel und Knochenschinken. Auf dem kurzen Dienstweg geht hierzulande nichts mehr, und das Spüren vor allem Unternehmen. Doch was bedeutet der hohe Bürokratieaufwand für Firmen eigentlich?

Aschendorff Medien

Foto: Pixabay

Wer mehr Zeit in zusätzliche Aufgaben investieren muss, die dem Unternehmenserfolg nur indirekt oder auch überhaupt nicht dienen, verliert wertvolle Zeit, die im Kerngeschäft deutlich sinnvoller investiert wäre. Doch, der moderne Arbeitsmarkt bietet Möglichkeiten, um diesen Zeitverlust wieder wettzumachen. Dienstleister für digitale Buchhaltung sind dabei ebenso gefragt wie Virtual Assistants, die in vielen Unternehmensbereichen flexibel unterstützen können.

Zeitintensive Arbeiten outsourcen

Die Bürokratie frisst Zeit, die Unternehmer gewinnbringender in ihr Kerngeschäft investieren sollten. Da sie aber zum Alltag in deutschen Betrieben dazugehört, müssen diese Wege finden, um dennoch ausreichend Zeit für das Verfolgen ihrer eigentlichen Ziele aufbringen zu können. Outsourcing ist für viele Arbeitnehmer ein absolutes Unwort – kein Wunder, denn es beschreibt das Ausgliedern einzelner Unternehmensbereiche an andere Firmen.

Doch steigt der Arbeitsaufwand, kann Outsourcing auch ohne Kündigungen vollzogen werden. Ist das der Fall, entstehen Arbeitnehmern eines Betriebes keine Nachteile. Vielmehr erhält das Outsourcing einen unterstützenden Charakter. Die Vorteile dieser Ausgliederungen sind groß.

Vorteile des Outsourcings

Der größte Vorteil wurde bereits erwähnt: Gibt ein Business bestimmte Tätigkeiten an eine andere Firma oder auch an Freelancer ab bleibt mehr Zeit für die wichtigen Dinge. Lean Business, also eine Unternehmensstruktur, die möglichst schlank ist, überzeugt durch maximale Effizienz. Dies steigert den Erfolg des Unternehmens nachhaltig.

Doch, auch die hohe Flexibilität durch Outsourcing ist vorteilhaft. Muss ein Unternehmen vorübergehend mehr Arbeit leisten, stellt es in der Regel neue Mitarbeiter ein. Geht es dem Betrieb dann schlecht, müssen neugeschaffene Stellen wieder abgebaut werden – ein harter Schlag für die Inhaber und die Arbeitnehmer, aber auch für die regionale Wirtschaft. Das Ausgliedern einzelner Aufgaben kann dazu beitragen, die Arbeitskraft in Abhängigkeit der wirtschaftlichen Leistung flexibler anzupassen.

Außerdem schätzen Firmen deutschlandweit die hohe Expertise, mit denen externe Dienstleister ihre Aufträge abwickeln.

Diese Aufgabenbereiche gliedern deutsche Firmen gerne aus

Nicht alle Bereiche im Unternehmen eignen sich für das Outsourcing. Doch andere bieten sich dazu regelrecht an.

Buchhaltung

Sei es die Buchhaltung selbst, die Umsatzsteuervoranmeldung, die Lohnbuchhaltung oder auch die Bilanzerstellung – kaum ein Aufgabengebiet ist so komplex und gleichzeitig so wichtig für den Unternehmenserfolg wie die Buchführung. Die Suche nach geeignetem Personal gestaltet sich oft schwierig. Vor allem im Bereich der Bilanzbuchhaltung sollten Arbeitnehmer eine Zusatzausbildung mitbringen. Immer komplexer werdende Controlling-Abläufe lassen die Buchhaltung zur wichtigsten Stellschraube für Betriebe werden.

Ein guter Dienstleister, der die Buchhaltung sachgerecht und zuverlässig für einen erledigt, ist deshalb Gold wert. Immer mehr Unternehmen treten daher Buchhaltung, das Buchen der Lohn- und Gehaltszahlungen und die Bilanzierung an externe Dienstleister ab. So sparen sie Zeit, Arbeitskraft und profitieren von sauberen Büchern, die nicht nur steuerrechtlich einwandfrei sind, sondern auch Einsparungspotentiale bergen.

Back-Office Tätigkeiten

Das Beantworten von Kunden- oder Interessentenanfragen, das Buchen von Geschäftsreisen, der Schriftverkehr mit Lieferanten oder die Pflege des Online Shops– all das kostet Betrieben zunehmend viel Zeit. Vor allem das Internet sorgt dafür, dass Kontakt zum Unternehmen zwar schnell aufgenommen werden kann, doch diese Entwicklung erfordert gleichzeitig auch eine hohe Reaktionsschnelligkeit.

In Zeiten von Mehraufwand durch Messeauftritte oder Veranstaltungen muss dann oft zusätzlich Personal abbestellt werden, um dem hohen Bedarf an Arbeitskraft gerecht zu werden. Viele Betriebe beschäftigen aus diesem Grund Virtuelle Assistenten oder Virtuelle Assistentinnen.

Diese haben in der Regel ein Gewerbe angemeldet und arbeiten auf Rechnung. Der Vorteil? Entlohnt wird nur die tatsächlich geleistete Arbeit. Zudem funktioniert diese Art der Kooperation in der Regel remote, also digital, so dass das Unternehmen der Assistenz weder einen Arbeitsplatz noch einen Computer zur Verfügung stellen muss.

Social Media

Ohne die sozialen Medien geht heutzutage in zahlreichen Branchen nichts mehr. Arztpraxen, IT-Firmen oder Bauunternehmen – fast jedes Unternehmen hat mittlerweile ein eigenes Profil auf Facebook oder Instagram. Doch, dieses Profil sollte auch regelmäßig bespielt werden, um das Interesse möglicher Kunden zu wecken. In diesem Bereich sollten Unternehmen auf das Knowhow erfahrener Profis im Bereich Social Media setzen.

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