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Virtueller Datenraum – sicherer Ort für Dokumente und sensible Daten

Mit den Jahren wurde der Datenschutz immer wichtiger. Zahlreiche Unternehmen, die tagtäglich mit vertraulichen Dokumenten und sensiblen Daten zu tun haben, setzen deshalb auf sichere, virtuelle Datenräume. Doch was ist ein Datenraum? Warum ist die Nutzung eines virtuellen Datenraums so sinnvoll und welche Unternehmen nutzen diese? Was sollte man bei der Auswahl eines seriösen Datenraumanbieters beachten? All das erfahren Sie in diesem Beitrag.

von Aschendorff Medien

Foto: Pixabay.com

Was ist ein Datenraum?

Ursprünglich stammt der Begriff Datenraum aus dem Bereich der Due Diligence. Schon in der Vergangenheit wurden im Rahmen von Verkaufsprozessen geschützte physische Räume eingerichtet, zu welchen lediglich die an der Prüfung beteiligten Bieter und Berater Zugriff hatten. Dort konnten alle vertraulichen Unterlagen zusammengestellt und sicher eingesehen und geprüft werden.

In einem geschützten, elektronischen oder virtuellen Datenraum können demnach jegliche Geschäftsdaten, Projektdateien, oder sonstige schützenswerte Unterlagen sicher aufbewahrt und weitergegeben werden. Dank der vielseitigen Funktionen der Cloud-Lösung bieten kostenpflichtige Datenräume wie die Datenräume bei DataroomX eine weitaus sicherere und praktischere Alternative zu den herkömmlichen, kostenlosen Filesharing-Diensten.

Durch die spezielle Datenverschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung von Dokumenten wird beim Datenaustausch innerhalb eines Datenraums der höchstmögliche Schutz sichergestellt. Detaillierte und individuelle Zugriffsrechte regeln, welcher Benutzer Daten einsehen, herunterladen oder bearbeiten kann. Darüber hinaus kann ein entsprechend berechtigter Administrator jegliche Vorgänge im Datenraum kontrollieren.

Warum ist die Nutzung eines Datenraums sinnvoll?

Grundsätzlich gibt es heutzutage allerlei Möglichkeiten, Daten und Dokumente mit Beteiligten und Berechtigten zu teilen. Bei einer Übermittlung via E-Mail, USB-Sticks, Dropboxen oder Cloud-Laufwerken ist jedoch nicht ausgeschlossen, dass sensible und vertrauenswürdige Daten von unberechtigten Dritten eingesehen werden. Daher ist die Nutzung eines Datenraums die ideale Lösung, um das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren.

Überdies kann die Verwaltung jeglicher Due-Diligence-Prozesse, etwa Tabellenkalkulationen, über einen Datenraum weitaus effizienter und einfacher gestaltet werden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit um ein Vielfaches.

Zusammengefasst bietet die Nutzung eines virtuellen Datenraums folgende Vorteile:

●     hohe Sicherheit

●     Effizienz

●     Benutzerfreundlichkeit

●     Geschwindigkeit

●     Schutz des Deal-Wertes

●     optimiertes Risikomanagement

In welchen Gebieten werden Datenräume genutzt?

Virtuelle Datenräume werden längst nicht mehr ausschließlich für M&A-Transaktionen oder Due Diligence verwendet. Unternehmen jeglicher Art verwenden sichere Datenräume für den standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch und die Online-Zusammenarbeit an Projekten.

Durch die Verschlüsselung der Daten, benutzerspezifische Zugriffsrechte, einen erweiterten Dokumentenschutz sowie eine lückenlose Protokollierung jeglicher Aktivitäten und Vorgänge ist die Attraktivität elektronischer Datenräume enorm angestiegen.

Branchenübergreifende Unternehmen nutzen digitale Datenräume unter anderem für folgende Geschäftsprozesse:

●     Datenaustausch mit Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten

●     Datenaustausch mit Mitarbeitern im Homeoffice und Projektteams

●     Kommunikation mit dem Vorstand oder dem Aufsichtsrat

●     Lizenzierung

●     Ausschreibungen

●     Berichterstattungen

●     Studien

Auch im Immobilienbereich ist die Nutzung für folgende Anwendungsgebiete sinnvoll:

●     Immobilientransaktionen

●     Management und Verwaltung

Weiterhin profitieren Kanzleien von den Funktionen der Datenräume:

●     verschlüsselte und sichere Kommunikation mit Mandanten

●     Due Diligence

Was sollte bei der Auswahl eines Datenraumanbieters beachtet werden?

Da in einem Datenraum vertrauliche Geschäftsdokumente und sensible Daten aufbewahrt werden, ist die Wahl eines seriösen Datenraumanbieters unerlässlich.

Zum Einsehen des Datenraums wird lediglich eine funktionierende Internetverbindung benötigt, sodass die Online-Lösung jederzeit und überall von jeglichen Zugriffsberechtigten genutzt werden kann. Um die bestmögliche Sicherheit und Funktionalität des Datenraums sicherzustellen, sollte dieser die nachstehenden Funktionen unbedingt umfassen:

●     Zertifizierung nach ISO 27001 und SOC2

●     hochwertige Datenverschlüsselung

●     Datensicherung auf mehreren Servern an mehreren Standorten

●     automatisierte Kategorisierung

●     zusätzlicher Schutz durch Wasserzeichen

●     zuverlässiges Übersetzungsmodul für fremdsprachige Projekte und Unterlagen

●     Modul zur Verfolgung der Projektfortschritte und Ergebnisse

●     Möglichkeit, verschiedene Zugriffsebenen festzulegen

●     intelligente Dateistrukturierung

●     Schwärzung sensibler Informationen mit Offenlegungsoption

●     optische Zeichenerkennung (OCR) zum Suchen gescannter Dokumente

Die Wahl des richtigen Datenraumanbieters ist ausschlaggebend für den Erfolg jeglicher Geschäftsprozesse. Nur wenn der Provider über alle notwendigen Funktionen verfügt, können vertrauliche Dokumente und Daten und die Zusammenarbeit an ihnen gesichert werden.

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