1. www.wn.de
  2. >
  3. Freizeit
  4. >
  5. Karriere
  6. >
  7. Apps für das Modern Working: Haltian Empathic Building & Co.

  8. >

Apps für das Modern Working: Haltian Empathic Building & Co.

In den letzten Jahren hat Covid-19 zu großen Veränderungen in der Arbeitswelt geführt. Neben der Arbeit im Home-Office kam auch das sogenannte Desk Sharing hinzu. Doch was ist dieses Bürokonzept überhaupt und lässt sich Desk Sharing in der Praxis am besten umsetzen?

Von Aschendorff Medien

Das Bürokonzept Desk Sharing, auch bekannt als Shared Desk, Hot Desking und Flexible Office, ist eine Form für die Organisation von Büroarbeitsplätzen, bei dem Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch mehr haben, sondern bei jeder Anwesenheit im Büro flexibel einen freien Arbeitsplatz auswählen können.

Die Grundidee des modernen Organisationskonzepts entstand auf Handelsschiffen und in der Marine, wo es mehr Matrosen als Betten gab. Weil nie alle Matrosen gleichzeitig schliefen, reichte die Bettenanzahl aus und die Matrosen konnten beim sogenannten Hot Bunking flexibel ein freies Bett wählen.

Google, Facebook und andere Konzerne aus dem Silicon Valley transformierten dieses Konzept dann zum Desk Sharing. In Deutschland haben viele Unternehmen das Desk Sharing erst kürzlich eingeführt, weil sie während der Covid-19-Pandemie ihre Büroflächen reduziert haben. Es standen somit nicht mehr genügend Arbeitsplätze zur Verfügung, um jedem Mitarbeiter nach seiner Rückkehr aus dem Corona-Home-Office einen eigenen Schreibtisch zuzuweisen.

Die Vergabe der Arbeitsplätze beim Desk Sharing

Unternehmen, die Desk Sharing einführen möchten, sollten klare Regeln für die Vergabe der Arbeitsplätze definieren, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren und um eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem neuen Arbeitsmodell zu erreichen.

1.)   Der frühe Vogel fängt den Wurm

Am einfachsten können Plätze beim Desk Sharing nach dem Prinzip „Der frühe Vogel fängt den Wurm“ vergeben werden. Mitarbeiter, die im Büro eintreffen, prüfen hier, ob ein Arbeitsplatz frei ist. Sobald ein unbesetzter Arbeitsplatz gefunden wurde, kann dieser durch den Mitarbeiter ohne weitere Absprachen für seine Arbeit verwendet werden.

2.)   Platzvergabe mit einem Zeitplan

Alternativ kann die Belegung der Arbeitsplätze auch in einem festen Zeitplan erfasst werden. Mitarbeiter, die einen Schreibtisch benötigen, reservieren sich hier einen Shared Desk für einen bestimmten Zeitraum. Die Suche nach einem freien Platz im Büro entfällt dadurch auf Kosten der leicht sinkenden Flexibilität.

3.)   Desk Sharing App wie zum Beispiel Haltian Empathic Building

Unternehmen, mit sehr großen Büroflächen, realisieren das Desk Sharing meistens über eine spezielle App wie Haltian Empathic Building. Es handelt sich dabei um ein Buchungssystem, das in Echtzeit auf dem Smartphone oder Laptop anzeigt, wo im Gebäude noch freie Schreibtische sind. Mitarbeiter haben zudem die Option, einen bevorzugten Raum oder einen bestimmten Zeitraum auszuwählen, um den für ihn optimalen Arbeitsplatz zu finden. Haltian Empathic Building ist also eine smarte Lösung, die es übersichtlich ermöglich an einem beliebigen Ort und zu jedem Zeitpunkt einen Shared Desk zu buchen.

Außerdem können Unternehmen mit Desk Sharing App die Auslastung der Schreibtische, Räume, Etagen und Gebäude dokumentieren und analysieren. Die Informationen helfen ihnen etwa dabei, Probleme mit Arbeitsplätzen sowie den tatsächlichen Bedarf an Büros zu erkennen und auf Trends und Veränderungen flexibel zu reagieren.

Vorteile des Desk Sharing für Mitarbeiter

Laut Umfragen sehen die meisten Mitarbeiter im flexiblen Desk Sharing eine Reihe von Vorteilen.

·       Kommunikation – Mitarbeiter kommen durch das regelmäßige Wechseln des Arbeitsplatzes mit mehr Kollegen in Kontakt. Dies fördert den Austausch der Mitarbeiter untereinander und führt zu einer intensiveren Kommunikation als bei festen Büros.

·       Teamarbeit – Desk Sharing ermöglicht den Mitarbeitern durch die freie Wahl ihrer Arbeitsplätze deutlich mehr Flexibilität. Dies wirkt sich besonders bei Teamarbeit positiv aus, weil sich nun einfacher Gruppen aus ehemals getrennten Abteilungen für gemeinsame Projekte in einem Raum treffen können.

·       Gleichberechtigung – Einige Mitarbeiter empfanden bei festen Arbeitsplätzen ein Gefühl von Benachteiligung oder Neid. Weil beim Desk Sharing alle Arbeitsplätze über die gleiche Ausstattung verfügen und die Platzwahl frei ist, erhöht das Konzept die empfundene Gleichberechtigung im Unternehmen.

·       Kreativität – Der häufig wechselnde Kontakt mit anderen Kollegen und Arbeitsumgebungen erhöht die Kreativität der Mitarbeiter. Besonders bei kreativen Arbeiten verbessert Desk Sharing deshalb oft die Produktivität.

·       Zufriedenheit – Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) wirkt sich Desk Sharing positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus, weil sie durch das Konzept mehr Freiheit und Selbstbestimmung empfinden und in neuen Umgebungen arbeiten können.

Vorteile des Desk Sharing für Unternehmen

Auch für Perspektive der Unternehmen bietet das Desk Sharing Vorteile.

·       Reduzierte Kosten – In den meisten Unternehmen entfallen etwa 20 Prozent der Betriebskosten auf das Mieten und Unterhalten des Büros. Besonders Unternehmen, deren Mitarbeiter nicht durchgehend vor Ort arbeiten, können durch das Desk Sharing die Anzahl der Arbeitsplätze stark reduzieren und damit ihre Kosten senken. Hilfreich sind dabei Desk Sharing Apps wie Haltian Empathic Building, die die Auslastung der Büroflächen dokumentieren und den Verantwortlichen so zeigen, ob noch Sparpotenziale bestehen.

·       Nachhaltigkeit – Das Desk Sharing reduziert die Größe der Büros und damit auch deren Strom- und Wärmebedarf. Unternehmen können mit dem New Work Konzept also ihren CO₂-Fußabdruck reduzieren und zu mehr Nachhaltigkeit beitragen.

·       Employer Branding und Arbeitgeberattraktivität – Umfragen ergaben, dass vor allem junge Arbeitnehmer bei der Jobsuche auf Desk Sharing achten. Unternehmen können durch die Einführung des Konzepts somit attraktiver für Bewerber werden und ihr Employer Branding verbessern. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ist dies ein wichtiger Faktor für die Gewinnung von Mitarbeitern.

·       Höhere Produktivität – Beim Desk Sharing buchen Mitarbeiter ihren Schreibtisch nur für einen bestimmten Zeitraum. Es entsteht dadurch das Gefühl, dass Arbeiten innerhalb eines festen Zeitfensters beendet werden müssen. Bei den meisten Personen nehmen die Effizienz und Produktivität dadurch zu.

·       Flache Hierarchien – In vielen Unternehmen haben auch Vorgesetzte und Führungskräfte beim Desk Sharing keinen festen Arbeitsplatz. Das Konzept fördert dadurch flache Hierarchien und ermöglicht eine Kommunikation auf Augenhöhe, die sowohl bei Führungskräften als auch normalen Mitarbeitern die Zufriedenheit erhöht.

Startseite