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Infos und Tipps zur digitalen Zeiterfassung

Spätestens seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) in Luxemburg vom Frühling 2019 sind Unternehmen dazu verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter*innen vollständig zu erfassen. Grund dafür ist, dass nur so eine Überschreitung der zulässigen Arbeitszeit zu überprüfen ist. Was bedeutet das aber für Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen. Mehr Infos dazu im folgenden Artikel.

Aschendorff Medien

Die digitale Zeiterfassung soll Arbeitnehmer*innen den Rücken stärken, so der EuGH. Foto: Pixabay

Was eine Zeiterfassung generell bewirkt

Laut Expert*innen ist eine verpflichtende Zeiterfassung besonders für Arbeitnehmer*innen von Vorteil. Mithilfe einer Zeiterfassung können Beschäftigte genau nachweisen, wann sie wie viel gearbeitet haben. Besonders bei Überstunden ist das wichtig, denn im Jahre 2018 machten Arbeitnehmer*innen insgesamt 2,2 Milliarden Überstunden, wovon die Hälfte unbezahlt war.

Besonders in Bereichen, wo Fachkräftemangel herrscht, sind zusätzliche Arbeitsstunden fast schon normal geworden, leider auch, wenn sie am Ende des Monats unbezahlt bleiben. Ebenso gehört dazu das Unterschreiten von Ruhezeiten, dass mittlerweile bei vielen Arbeitnehmer*innen auch zum Arbeitsalltag gehört. Um dem ein Ende zu setzen und Arbeitnehmer*innen diesbezüglich den Rücken zu stärken, entschied sich der EuGH in Luxemburg für dieses Urteil. Allerdings heißt das noch lange nicht, dass alle Überstunden auch tatsächlich bezahlt oder mit Freizeit vergütet werden, denn Tatsache bleibt, dass Arbeitgeber*innen die Mehrarbeit bis auf Weiteres als freiwillig einstufen können. Dabei gilt allerdings, dass Angestellte max. 48 Stunden pro Woche arbeiten dürfen, dass zwischen Arbeitsende und -wiederbeginn mindestens 11 Stunden Pause liegen müssen und einmal sogar 24 Stunden Pause im Laufe einer Arbeitswoche.

Kommt die Zeiterfassung flexiblen Arbeitszeitmodellen in die Quere?

Flexible Arbeitszeitmodelle wie Home-Office, Teilzeit, Vertrauensarbeitszeit oder Jobsharing sind modern, hingegen altmodische Stechuhren am Zahn der Zeit nagen. Im Hinblick auf eine möglichst ausgewogene Work-Life-Balance entscheiden Mitarbeiter*innen außerdem zunehmend selbst, wann, wo und wie viel sie arbeiten. Ein weiteres Beispiel: In Pflegeberufen ist manchmal gar nicht klar, wann genau der Dienst begonnen und wann er aufgehört hat; die Pausenzeiten ganz außer Acht gelassen. Man könnte fast sagen, Arbeitswelt 4.0 trifft auf Arbeitszeiterfassung 1.0. Der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) empfiehlt an dieser Stelle, alle Tätigkeiten, die dem betrieblichen Interesse dienen, als Arbeitszeit zu erfassen. Eine einfache digitale Zeiterfassung wäre hier die beste Möglichkeit. Eine rechtskräftige und einheitliche Definition gibt es hierzu bisher allerdings nicht.

Die Chancen einer digitalen Zeiterfassung

Eine ordnungsgemäße, einfache und demnach auch digitale Zeiterfassung wirkt sich nicht nur positiv auf die Rechte der Arbeitnehmer*innen aus, sondern auch auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Wenn dadurch nämlich deutlich gemacht werden kann, welche Abläufe wie viel Zeit und Ressourcen benötigen, können Unternehmensprozesse deutlich effizienter geplant und ggf. optimiert werden. Und dazu braucht es sicherlich keine Stechuhr mehr.

Die geleistete Arbeitszeit, egal wann, wo und wie viel, kann ganz einfach via App, einer Software bzw. Webanwendung oder einer Excel-Tabelle dokumentiert werden; am besten vom Beschäftigten selbst (auf Vertrauensbasis). Unternehmen steht es an dieser Stelle frei, für welche Option sie sich diesbezüglich entscheiden, allerdings sollte das Zeiterfassungssystem zuverlässig, objektiv und leicht zugänglich sein. Außerdem sollten die Daten im Bestfall an die Lohnbuchhaltung übermittelt werden, damit die Zeiterfassung nicht zum Zeitfresser wird.

Fazit

Allerspätestens seit der Corona-Pandemie mussten sich zahlreiche Unternehmen in Deutschland und der ganzen Welt mit dem Thema Home-Office auseinandersetzen, denn die Entscheidung darüber liegt beim Unternehmen. Seit dem musste man sich auch Gedanken darüber machen, wie die Arbeitszeiten der Beschäftigten am besten dokumentiert werden, wenn jede/r arbeiten kann wann, wo und wie viel er will. Eine digitale Zeiterfassung ist in unseren Augen die beste und einfachste Lösung hierfür, da Arbeitnehmer*innen jegliche Arbeitszeiten ganz unkompliziert via App oder anderweitigem Webprogramm eintragen können, die somit an Arbeitgeber*innen übermittelt werden. Dies passiert auf Vertrauensbasis, was in der Vergangenheit dazu führte, dass Angestellte effizienter und sorgsamer arbeiteten, als mit mehr Kontrolle durch Unternehmen bezüglich der Arbeitszeiten.

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