1. www.wn.de
  2. >
  3. Münsterland
  4. >
  5. Tecklenburg
  6. >
  7. Abschlussball in Corona-Zeiten

  8. >

Verträge mit Event-Agenturen

Abschlussball in Corona-Zeiten

Tecklenburg

Wer einen Abiball vorbereitet, hat Vieles zu beachten. Da geht es auch um vertragliche Dinge – gerade in Coronazeiten.

Ein Bild aus dem Jahr 2017: Damals konnten die Abiturienten des Graf-Adolf-Gymnasiums noch unbeschwert in der Lengericher Gempt-Halle feiern. Foto: Jörg Wahlbrink

Glamouröse Kleider, schicke Anzüge, Live-Musik und ein üppiges Buffet: Das Ende der Schulzeit will gebührend gefeiert werden, und so investieren Abschlussjahrgänge viel Zeit und Mühe in die Planung eines rauschenden Abschlussballs. Immer häufiger greifen die Schülerinnen und Schüler dabei auf Angebote von Event-Agenturen zurück, die „Rundum Pakete“ für Abschlussbälle anbieten. „Gerade in Corona- Zeiten, in denen ungewiss ist, ob die geplante Veranstaltung überhaupt stattfinden kann, sollten die Schüler vor dem Abschluss derartiger Verträge besonders aufmerksam sein“, rät Margret Esters-Gardeweg, Leiterin der Beratungsstelle in Rheine der Verbraucherzentrale NRW.

Kostenfalle

Damit die Schüler nicht in die Kostenfalle tappen, hat die Verbraucherzentrale NRW nützliche Tipps zusammengestellt. Die erste wichtige Frage ist die, wer Vertragspartner werden soll und welche Pflichten sich daraus ergeben. Häufig sind dies einzelne Schüler. Manchmal erklärt sich auch ein Elternteil oder eine Lehrkraft bereit, die Vertragsverhandlungen zu führen und den Vertrag abzuschließen. Dies kann für die jeweiligen Personen weitreichende Folgen haben, die vor Vertragsschluss dringend beachtet werden sollten. Denn in vielen Verträgen wird der Auftraggeber mit Unterschrift zum Veranstalter des Events. Der Veranstalter ist dann derjenige, der die Agentur mit der Durchführung der Feier beauftragt und der in der Regel auch ein Haftungsrisiko übernimmt.

Wird der Vertrag storniert oder werden zu wenig Karten verkauft, haftet in der Regel der Veranstalter, also der Vertragspartner, für die entstandenen Kosten. Auch für den Fall, dass sich Besucher aufgrund mangelnder Sicherung des Veranstaltungsortes verletzen, kann der Veranstalter in Haftung genommen werden. Falls die Agentur eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung mit in den Vertrag aufgenommen hat, sollte diese vorab geprüft und die genaue Deckungssumme erfragt werden. Steht im Vertrag kein Hinweis auf eine solche Versicherung, sollte diese separat abgeschlossen werden. Die Kosten für solche Versicherungen richten sich häufig nach der Anzahl der Gäste. Zu empfehlen ist es, vorab entsprechende Versicherungsangebote zu vergleichen.

Angebote vergleichen

Vor dem Vertragsabschluss sollte genau geprüft werden, ob alle Leistungen, die die Schüler wünschen, auch im Vertrag enthalten sind. Hierzu könnten zählen: Die konkrete Art der Verpflegung, Musik, Getränkeflatrate, Bestuhlung, Dekoration oder die Endreinigung. Alle gewünschten Leistungen sollten sich im Vertrag wiederfinden und konkret beschrieben werden. So sollte zum Beispiel genau geregelt sein, welche Speisen und Getränke in welcher Form angeboten werden. Ist eine Getränkeflatrate vereinbart, sollten sich die jeweiligen Preise und der Zeitpunkt, bis zu dem die Flatrate gilt, im Vertrag wiederfinden. Werden die Getränke extra – je Bestellung – bezahlt, sollte dem Vertrag eine entsprechende Preisliste beiliegen.

Vorsicht ist geboten bei unklaren Formulierungen wie „solange der Vorrat reicht“. Eine solche Klausel sollte im Vorfeld konkretisiert werden, indem zum Beispiel die bevorratete oder letztendlich verkaufte Menge an Getränken oder Speisen genau angegeben wird.

Vorsicht ist geboten

Wichtig ist auch, die Gästezahl vor Vertragsschluss verbindlich zu ermitteln. Denn eine nachträgliche Reduzierung der im Vertrag angegebenen Gästezahl ist häufig mit Kosten verbunden.

Bei der Vertragsprüfung sollten auch die Zahlungsfristen genau unter die Lupe genommen werden. Abschlussjahrgänge sollten überlegen, wann sie die entsprechende Summe, zum Beispiel durch geplante Finanzierungs-Partys, eingenommen haben. Aus dem Vertrag sollte außerdem deutlich hervorgehen, welche finanziellen Folgen es hat, wenn die angegebene Gästezahl nicht erreicht wird. Finden sich im Vertrag hierzu keine Angaben, dann sollten diese Fragen vor Vertragsschluss besprochen und Regelungen dazu in den Vertrag aufgenommen werden.

Insbesondere während der Corona-Pandemie sind Vereinbarungen wichtig, die konkrete Stornierungsbedingungen enthalten, um Unklarheiten und Streitigkeiten im Nachhinein zu vermeiden. Ob im Fall eines behördlichen Veranstaltungsverbotes sich bereits aus dem Gesetz kostenlose Stornierungsmöglichkeiten ergeben, hängt immer von der konkreten Ausgestaltung des Vertrages ab. Kostenlose Stornierungen sind grundsätzlich dann möglich, wenn die Agentur das, wozu sie sich im Vertrag verpflichtet hat, aufgrund eines behördlichen Verbots nicht mehr anbieten darf. Maßgeblich ist also immer, was genau im Vertrag vereinbart war und worauf sich das behördliche Verbot bezieht. Einfacher ist es daher, bereits im Vertrag konkret festzulegen, welche Folgen eintreten sollen, wenn die Veranstaltung nicht oder nicht wie geplant, stattfinden kann.

Bei Fragen und Problemen rund um Vertragsabschlüsse bieten die Beratungsstelle Rheine (

 0 59 71/86 97 001) und der Beratungsstützpunkt in Ibbenbüren (

 0 54 51/93 19 33) nach Terminvereinbarung rechtliche Hilfe im Einzelfall. Ein Kontaktformular ist zu finden unter www.verbraucherzentrale.nrw/rhein.

Startseite
ANZEIGE