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Datenschutzgrundverordnung am Beispiel des SC DJK

Eine ziemlich sportliche Aufgabe

Everswinkel

Noch vor einigen Wochen waren die Auswirkungen der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (EU-DSGVO) in den Medien wenig präsent. Das änderte sich dann mit dem nahenden Termin 25. Mai 2018, zu dem die Verordnung rechtskräftig wurde. Von viel Bürokratie und Mehraufwand war die Rede. Die genannten Bußgelder sorgten für Unruhe, und besonders kleine Betriebe und Vereine ständen vor Problemen, so der Tenor der Berichterstattung. Auch der SC DJK musste sich dieser Aufgabe stellen.

Günter Wehmeyer

Die EU-Datenschutzgrundverordnung hat auch den SC DJK Everswinkel intensiv beschäftigt – Vereins-Präsident Martin Steinbach, Sportwart Stefan Diekmann, der geschäftsführende Vorsitzende Josef Riesenbeck Geschäftsstellenleiter Florian Glose (v.l.) erläuterten gegenüber den WN, wie der Verein die Anforderungen angegangen ist. Foto: Günther Wehmeyer

Versprochen werden mit der neuen Verordnung unter anderem mehr Transparenz über die Speicherung von Daten, eine Auskunftsberechtigung über deren Inhalte und die Möglichkeit, Daten löschen zu lassen. Exemplarisch für die Auswirkungen der Verordnung auf Vereine haben die Westfälischen Nachrichten mit Vertretern des mit 2 100 Mitgliedern größten Everswinkeler Vereins, dem SC DJK, gesprochen.

Ganz unvorbereitet hatte den Verein die Verordnung nicht getroffen, denn mit Sportwart Stefan Diekmann, im Hauptberuf stellvertretender Datenschutzbeauftragter beim Hauptzollamt in Münster, gehört sozusagen ein Experte zum Vereinsvorstand. „Ich habe schon bei mehreren Vorstandssitzungen auf die neue EU-Verordnung hingewiesen, aber jetzt hat uns die Wirklichkeit eingeholt“, berichtet Diekmann über die Gespräche im Vorfeld. „Konkret wurden die Vorbereitungen mit einer Sitzung des Kreissportbundes zusammen mit der Staatssekretärin Andrea Milz von der Staatskanzlei NRW vor etwa drei Monaten, zu der alle größeren Sportvereine im Kreis Warendorf eingeladen worden waren“, erläutert Josef Riesenbeck, geschäftsführender Vorsitzende des SC DJK den Startschuss für das Befassen mit dem Thema DSGV. Die Staatskanzlei und der Landessportbund haben eine Broschüre erstellt, in der die Verordnung in allen Bereichen erläutert wird.

Riesenbeck hat sich die Mühe gemacht, die Broschüre durchzuarbeiten und die Auswirkungen auf den Umgang mit den Daten der Vereinsmitglieder zu ermitteln. „So lange es kein anderslautendes Gerichtsurteil gibt, machen wir bei unserem Verein alles richtig und sind in Bezug auf die neue EU-DSGVO gut aufgestellt“, lautet das Fazit, dass er seinem Bericht voranstellt. „Lediglich in wenigen Teilbereichen müssen wir nacharbeiten.“ Im Einzelnen erläutert Riesenbeck: „Die Daten werden nur für die Vereinsarbeit genutzt und werden nicht weitergegeben; die Programme sind passwortgeschützt, und die Daten können nur von Angestellten genutzt werden“, stellt der geschäftsführende Vorsitzende fest. „Die Mitarbeiter der Geschäftsstelle unterschreiben eine Verpflichtungserklärung, dass keine personenbezogenen Daten weitergegeben werden.“ Vorstandsmitglieder können sich einzelne Daten ausdrucken lassen, soweit die für ihre Arbeit erforderlich sind. Abteilungsleiter und Übungsleiter bekommen die von ihnen benötigten Listen in Papierform. Mit dem Wunsch von Vereinsmitgliedern, die Daten löschen zu lassen, erlösche dann allerdings auch die Mitgliedschaft. Die erfassten Daten und die Namen der Personen, die darauf Zugriff haben, hat Riesenbeck in einer Liste zusammengestellt.

Mail-Adresse und Handy-Nummern sind für die Aufnahme in den Verein nicht bindend. Bei der Mitgliedserklärung erklären sich die Antragsteller mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten für Vereinszwecke einverstanden. Der Abdruck von Namen und Fotos in Printmedien und auf der Homepage kann mit einer schriftlichen Erklärung des Mitglieds unterbunden werden. Mit einer künftigen Änderung der Satzung wird jedem Vereinsmitglied zugestanden, Auskunft über seine Daten zu erhalten und fehlerhafte und unzulässige Daten berichtigen bzw. löschen zu lassen.

Obwohl bei der Anzahl der Personen, die Datenverarbeitung als Kerntätigkeit haben, ein Datenschutzbeauftragter nicht benannt werden muss, schlägt Riesenbeck vor, einen solchen einzurichten. „Dieser soll Angestellte und Verantwortliche unterrichten und beraten, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften überwachen, und Anlaufstelle für Mitglieder und Aufsichtsbehörde sein“, wünscht sich der Vereinsvorsitzende.

Die Broschüre von Landessportbund und Staatskanzlei liegt im der Geschäftsstelle des Vereins aus.

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